La raccolta nel suo complesso testimonia l’attenzione che l’ IBC - Istituto per i beni artistici culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna, fin dalla sua nascita nel 1974, ha riservato alla fotografia intesa sia come strumento di analisi e conoscenza del patrimonio storico e culturale della regione sia come pratica inserita a pieno titolo nelle azioni di tutela e valorizzazione.
Risale al 1979 il convegno organizzato dall'Assessorato alla Cultura di Modena dedicato a La fotografia come bene culturale, in cui fu costituito un comitato scientifico, tra i cui membri compariva Andrea Emiliani, per promuovere l'archivio fotografico "come fonte e patrimonio da tutelare e valorizzare". Pochi anni prima, nel 1974 era stato istituito l’ Istituto per i beni artistici, culturali e naturali della Regione Emilia-Romagna ( IBC) “quale strumento della programmazione regionale e come organo di consulenza degli enti locali nel settore dei beni culturali". Ed è proprio dal lavoro di ricerca sul campo e dalla riflessione teorica avviati dall’Istituto che si è giunti a considerare il materiale fotografico non come corpo staccato dalle raccolte e dai materiali presenti negli Istituti culturali , ma come parte integrante della documentazione più generale in essi conservata". La Fototeca conserva oggi complessivamente circa 200.000 fototipi su diverso supporto, carta, pellicola di poliestere, lastra di vetro.
In questo contesto culturale nasce la Fototeca dell'IBC, archivio di documentazione iconografica della regione nelle sue espressioni tradizionalmente riconosciute come artistiche e monumentali e in quelle che fanno riferimento a una nozione di “bene culturale” più ampia, relative alle tradizioni, ai manufatti, agli oggetti, alle architetture legati alle specificità del territorio. Si pongono inoltre, in quel periodo, le premesse per definire nuove metodologie di archiviazione, conservazione e catalogazione dei materiali fotografici, da cui nascono, fra l’altro, due importanti manuali: La fotografia, tecniche di conservazione e problemi di restauro del 1987, e La fotografia, manuale di catalogazione del 1990.
All'archivio fotografico, fin dalla sua costituzione, vengono quindi applicate buone pratiche di conservazione e di catalogazione e, nel tempo, anche di digitalizzazione.
Il nucleo fondativo della Fototeca riguarda i censimenti fotografici capillari condotti negli anni Settanta sugli insediamenti rurali della montagna allora soggetta a spopolamento e abbandono e a contemporanee pratiche di restauro applicate agli antichi edifici con risultati deturpanti e invasivi. L’attività fotografica si è dunque subito caratterizzata per essere parte integrante di censimenti e schedature su vari oggetti e temi corrispondenti ad altrettante attività di ricerca e studio condotte dall’Istituto.
Nello stesso tempo la fotografia è intervenuta nell'orientamento della pianificazione territoriale, negli interventi urbanistici, nelle emergenze del restauro e nella valorizzazione di ambiti meno conosciuti. Si prendono a esempio il censimento dei teatri storici prima e dopo i restauri compiuti negli anni Ottanta; il censimento delle colonie marine ormai in stato di abbandono, delle biblioteche storiche, dei mestieri artigiani, dei mulini, dell’archeologia industriale, della cultura materiale, della viticultura, dei centri storici, degli impianti delle ferrovie minori, fino ai più attuali rilevamenti fotografici delle aree soggette a riqualificazione e delle periferie urbane. Con la precisa volontà di integrare il patrimonio, sono stati inoltre acquisiti e annessi altri fondi fotografici come Fratelli Alinari, Ente Regionale di Sviluppo Agricolo (E.R.S.A.), Gianfranco Fontana (rilevamento fotografico dei castelli della Romagna Toscana), Imperial War Museum, Renzo Crovini, Enrico Pasquali, Paolo Monti, Delfino Insolera.
Un incremento importante al patrimonio della Fototeca si è avuto con le campagne fotografiche realizzate dal Servizio Beni Architettonici dell'IBC negli anni 2001-2015:
- R.19/98. La riqualificazione delle aree urbane in Emilia-Romagna (2001) fotografie di Gabriele Basilico;
- Paesaggi dissonanti (2003) fotografie di Linea di Confine per la fotografia contemporanea (Guido Guidi, Vittore Fossati, Paola di Bello)
- Bologna, la metropoli rimossa (2004) fotografie di /Nunzio Battaglia
- Quale e quanta. Architettura in Emilia-Romagna nel secondo Novecento (2005) fotogarfie di Emanuela Ascari, Gabriele Basilico, Nunzio Battaglia, Michele Buda, Alessandra Chemollo, Paola De Pietri, Luca Trevisani, Riccardo Vlahov, Giovanni Zaffagnini/
- Indagini sul Po (2008) Claudio Sabatino, Giovanni Zaffagnini
- Ritornando sull'Appennino (2008-2009) Mariano Andreani, Michele Buda, Vittorio Degli Esposti, Corrado Fanti, Niccolò Morgan Gandolfi, Luca Marchetti, Emanuele Piccardo, Guglielmo Rossi, Claudio Sabatino, Luisa Siotto, Matteo Sauli, Riccardo Vlahov, Giovanni Zaffagnini
- Ferrovie Emilia-Romagna, paesaggio, natura, storia (2011) Riccardo Vlahov
- La Manifattura Tabacchi di Via Stalingrado (2011) Luca Bertacchi, Giovanni Hanninen, Rhodri Jones, Fabio Mantovani, Angela Rosati
- Città e architetture. Il Novecento a Modena (2011) Gabriele Basilico
- Selezione Architettura 2012 (2012-2013) Francesco Neri, Giulia Ticozzi
- Acque della Romagna Toscana (2015) Fabio Mantovani, Sissi Cesira Roselli, Giovanni Zaffagnini